Coordinador de Proyecto
Austin
Coordinador de Proyecto
Tiempo completo • Austin
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Beneficios:
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro dental
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Coordinador de Proyecto – Control de Calidad y Operaciones
Resumen del puesto
El Coordinador de Proyecto es responsable de apoyar el control de calidad, la documentación, el seguimiento operativo y la coordinación transversal para proyectos de desarrollo y construcción multifamiliar. Este papel sirve como punto central de coordinación entre operaciones de campo, personal administrativo, proveedores, subcontratistas y liderazgo ejecutivo para ayudar a garantizar que el trabajo se documente correctamente, se registre con precisión y se complete en línea con los procedimientos de la empresa.
Este puesto mantiene registros precisos de los proyectos, supervisa la actividad laboral y de materiales, apoya el seguimiento de permisos y cumplimiento, y prepara actualizaciones oportunas para la dirección. El puesto también proporciona apoyo de coordinación al COO y al CEO, ayudando a gestionar prioridades, puntos de acción, preparación de reuniones e informes relacionados con el proyecto.
Responsabilidades clave
Seguimiento de proyectos, documentación y control de calidad
· Seguimiento de la mano de obra y del tiempo: Monitorizar las horas de trabajo, las entradas de tiempo y la actividad laboral frente a estimaciones de proyectos, cronogramas y ámbitos aprobados de trabajo; identificar variaciones y escalar las preocupaciones según sea necesario.
· Coordinación de materiales: Hacer seguimiento de los pedidos, entregas, uso y estado del inventario de materiales para apoyar la disponibilidad oportuna y reducir retrasos en el proyecto.
· Seguimiento de permisos y cumplimiento: Mantener un registro maestro organizado de permisos activos y pendientes, licencias, inspecciones y requisitos de cumplimiento relacionados para desarrollos asignados.
· Control de Documentos: Asegúrate de que los archivos de proyecto, órdenes de trabajo, notas de campo, actualizaciones del sitio, calendarios, permisos y documentación de apoyo estén completos, actualizados y correctamente archivados en los sistemas correspondientes.
· Soporte en el control de calidad: Revisa los registros del proyecto y las actualizaciones de estado para verificar su exactitud, completitud y alineación con los estándares internos antes de informar o enrutar información a la dirección.
Operaciones y coordinación interfuncional
· Colaboración administrativa: Colaborar con miembros del equipo administrativo para apoyar la facturación, compras, introducción de datos, registro y flujos de trabajo de comunicación interna.
· Enlace entre el Trabajo de Campo y la Oficina: Coordinar la comunicación entre equipos de campo, subcontratistas, proveedores, personal de oficina y la dirección para garantizar un flujo de información preciso y oportuno.
· Actualizaciones de calendario y estado: Ayuda a hacer seguimiento de hitos del proyecto, tareas pendientes, cambios en el estado del puesto y prioridades operativas para apoyar la rendición de cuentas y el seguimiento oportuno.
· Informes: Preparar actualizaciones rutinarias de progreso, resúmenes laborales, informes de seguimiento de materiales, actualizaciones del estado del permiso y otra documentación para revisión de la dirección.
Apoyo a la Coordinación Ejecutiva
· Apoyo ejecutivo: Asistir al COO y al CEO en la coordinación de la programación, la preparación de reuniones, el seguimiento de prioridades, la organización de documentos y tareas administrativas de alta prioridad.
· Gestión de los puntos de acción: Haz un seguimiento de las decisiones ejecutivas, las acciones asignadas y los objetivos estratégicos del proyecto para garantizar un seguimiento adecuado y una comunicación con los miembros del equipo adecuados.
· Preparación para reuniones e informes: Compilar actualizaciones relevantes del proyecto, registros, notas y materiales de apoyo para reuniones de liderazgo y revisiones operativas.
Procedimientos operativos estándar y expectativas de documentación
Se espera que el Coordinador de Proyecto siga procedimientos estandarizados de oficina, mantenga una documentación precisa y apoye un procesamiento coherente en todos los proyectos asignados. Las expectativas principales incluyen:
· Protocolo de comunicación y escalada:
- Comunica actualizaciones urgentes en el campo, cambios en el estado del puesto y alertas críticas del sitio de forma directa y rápida al responsable designado.
- Revisa y responde a comunicaciones internas, correos electrónicos y colas de software operativo dentro de las ventanas de respuesta diarias establecidas.
· Estado laboral Disciplina:
- Mantén abiertos los proyectos, tareas y órdenes de trabajo en el sistema hasta que el alcance aprobado del trabajo esté completamente completado o formalmente cerrado por la autoridad correspondiente.
- Documenta las tareas pendientes o retrasadas con notas claras que expliquen el motivo del retraso, el estado actual, el siguiente paso y la parte responsable.
· Plataforma e integridad de los datos:
- Mantener información precisa y coherente en software de gestión de proyectos, sistemas contables, repositorios de documentos, registros compartidos y plataformas operativas relacionadas.
- Asegúrate de que las notas, secuencias de visitas, registros de materiales, entradas de tiempo, actualizaciones de permisos y cambios en el estado del puesto se introduzcan correctamente antes de que termine cada jornada laboral.
· Archivo de permisos y documentos:
- Escanear, archivar digitalmente y enviar documentos físicos, permisos, acuerdos firmados, registros de inspección y documentos de apoyo a la carpeta correcta del proyecto y a la parte correspondiente el mismo día que sea posible.
· Traspaso diario y sincronización operativa:
- Participar en reuniones administrativas y operativas programadas preparadas para informar sobre el estado de los permisos activos, envíos pendientes de materiales, señales de seguimiento de mano de obra, asuntos pendientes y asuntos de seguimiento requeridos.
Cualificaciones y habilidades
· Experiencia relevante: Se prefiere experiencia previa en coordinación de proyectos, operaciones, control de calidad, administración de construcción, desarrollo inmobiliario, gestión de propiedades multifamiliares o un campo relacionado.
· Competencia técnica: Dominio de aplicaciones de Microsoft Office, especialmente Excel y Word, junto con la capacidad de aprender y mantener datos precisos en plataformas de gestión de proyectos, contabilidad y gestión documental.
· Certificaciones: Las certificaciones en gestión o coordinación de proyectos son opcionales pero beneficiosas para el éxito en este puesto.
· Documentación y organización: Gran atención al detalle y capacidad para gestionar permisos, registros de materiales, seguimiento de mano de obra, archivos de proyectos, calendarios, calendarios ejecutivos y asuntos de seguimiento simultáneamente.
· Habilidades de comunicación: Habilidades profesionales de comunicación escrita y verbal, incluyendo la capacidad de proporcionar actualizaciones claras, escalar los problemas adecuadamente y coordinarse eficazmente con los equipos de campo y de oficina.
· Uso de dispositivos móviles personales: Este puesto requiere comunicación regular, coordinación y actualizaciones urgentes de campo con miembros del equipo, proveedores y directivos. El Coordinador de Proyecto puede estar obligado a utilizar un dispositivo móvil personal (smartphone) para llamadas relacionadas con el trabajo, mensajes o aplicaciones corporativas aprobadas
· Uso de dispositivos móviles personales: Este puesto requiere comunicación regular, coordinación y actualizaciones urgentes de campo con miembros del equipo, proveedores y directivos. El Coordinador de Proyecto puede estar obligado a utilizar un dispositivo móvil personal (smartphone) para llamadas relacionadas con el trabajo, mensajes o aplicaciones corporativas aprobadas
· Resolución de problemas: Capacidad para identificar información perdida, anticipar retrasos, hacer seguimiento de los asuntos abiertos y apoyar la resolución oportuna de problemas operativos.
· Estándares profesionales: Fiable, discreto, organizado y capaz de gestionar información confidencial, prioridades a nivel ejecutivo y solicitudes urgentes con profesionalidad.
Sobre nosotros:
Maestro Integrations LLC es una empresa con sede en Austin dedicada a ofrecer soluciones de integración de alta calidad y sin interrupciones que ayudan a las empresas a operar de forma más inteligente y eficiente. Nuestros clientes confían en nosotros por nuestra experiencia, fiabilidad y compromiso con los resultados. A nuestros miembros de equipo les encanta trabajar aquí por nuestra cultura colaborativa, las oportunidades de crecimiento y la posibilidad de trabajar en proyectos significativos e impactantes cada día.
Compensación: 55.000,00 $ - 66,000,00 $ al año
Sobre nosotros
Fundado en 2013, el equipo de Maestro Integrations combina más de 100 años de experiencia en tecnología de construcción integradora.
Como empresa de diseño y construcción, estamos en una posición única no solo para llevar a cabo nuestros proyectos de integración, sino también para garantizar que la visión de cada cliente se desarrolle a su satisfacción. Esto nos convierte en una fuerza conocida y confiable en el mercado.
Nuestra vasta experiencia nos ha llevado a centrarnos en lo que hemos acuñado como los "Súper Siete" en ámbitos tecnológicos integradores: Infraestructura (Cobre/Fibra), Controles de Acceso, Controles de Puertas, Sistemas de Antenas Distribuidas (Celular y Radio de Respuesta a Emergencias), Vigilancia, Sistemas de Seguridad y Audio/Video. Estos alcances han sido identificados como los más vitales para nuestra base de clientes. Hacemos toda la planificación, el diseño y la instalación internamente, lo que garantiza un rendimiento perfecto de principio a fin.
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